事務の仕事は、ただ事務処理をすればよいというわけではなく、実際は電話対応などもあって大変ですよね。
特に、苦手意識が強いと、実際に電話対応中に手が震えてしまったり、声のトーンが下がってしまったりと「苦手」という意識がさらに悪化させてしまうものです。
そこで今回は、実際に私の経験も含めて電話対応の克服方法について話そうと思います。
仕事で電話を取るものかけるのも辛い！
私も、電話対応はとても苦手でした。
（正直、今でも得意というほどではありませんが・・・苦手ではなくなりました）
大学の頃、アルバイトで新聞社の中で働いていたのですが、取引先などから電話が鳴ったら電話対応し、社員さんにつなぐという仕事が一番苦手でした。
というのも、新聞社はいつもバタバタしていて、特に私がいた場所は経済部というところでしたので、電話がいつも殺到。
「電話は聞き手ではない方で持ち、聞き手でペンを持って会話をしながらメモをとれ！」とよく言われていましたが、頭で分かっていてもなかなかできず焦っていました。
そうなると、今度はかけるのも億劫になってしまいますよね。
苦手意識と焦る気持ち、出来ないという不甲斐なさから「辛い」と感じてしまうからです。
仕事の電話は周りに聞かれたくない！
仕事の電話を聞かれたくないという心理は、「今の自分の電話対応を上司にチェックされているのではないか・・・」「失敗したら怒られるかも」「緊張してしまう」などがあると思います。
私は、失敗したら怒られると思って、人前で電話を進んで取る方ではなかったです。
とある職場では、私が電話を取る度、チェックをする上司がいて、「電話の持つ方が逆だ！」「しっかりメモをとれ！」「反復しなさい！」「言葉遣いが違う」など言われていました。
仕事の電話応対を楽しくするには？克服する方法３選
私は、おそらく負けず嫌いな性格です。
なんとか電話応対を完璧にしたい！と思ったときに実施したことは・・・
家に帰って簡単な敬語の本を読んだり、親に聞いてもらったりしていつも練習していました。
従って1つ目は、「努力」ということです。
きっと、多くの人は「努力してる」と言うでしょう。
しかし、この努力というのは、目標を作ってする努力です。
何ステップか自分で目標をたてて、そのための努力をするのです。
小さなことでも良いです。
例えば「声をワントーンあげる」「ゆっくりと話す」などです。
高い目標に向かって、突然そこを目指すとしんどくなるので、その過程の小さな目標をたてることで、クリアしていく自分が楽しく感じて来るでしょう。
しかし、これだけでは難しいですよね。
2つ目は、「あえて上司に練習相手になってもらう」いわゆるロープレです。
あまり練習と言っても、上司も時間がないかもしれません。
しかし、頑張ろうとしている部下に嫌がる上司はいません。
昼食タイムなどを利用して、「1回練習させてください」と言って練習相手になってもらい、ダメだったところと良かったところを聞くのです。
改善しようと心がけているうちに、今までうるさかった上司も「良くなったね」と褒めてくれるようになります。
すると、きっとあなたの中で「苦手意識」が薄れてきてナチュラルに電話を採れるようになるのではないでしょうか。
3つ目は「苦手意識の克服」です。
先ほど「ナチュラル」という言葉を出しました。
苦手意識がなくなれば自然体になれる、つまりストレスが軽減されるという事です。
自然体になりすぎて緊張が全くなくなるのも良くありませんが、緊張をしすぎると電話対応にも響いてしまいます。
深呼吸をしてしっかり落ち着いてすることです。
さいごに
「失敗した時に落ち込みすぎないこと」
どんなに電話が得意な人も苦手な時はあったのですから、今日の失敗を次の糧にしようと前向きになることです。
失敗することは悪い事ではないです。
完璧になろうと急ぐ事もないです。
大切なのは、前向きに取り組むことです。
出来るようになった時の自分を想像しながら日々頑張って観ましょう。
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